Doba se neustále zrychluje a dobře naorganizovat svůj čas je základem úspěchu. Poradím vám, jak využít konkrétní aplikaci a jak s ní pracovat.
Hned na úvod bych rád použil citát Ivo Tomana: „Většina lidí alibisticky tvrdí, že nemá čas, přitom nikdy v historii neměli lidé tolik volného času jako nyní. Před 100 lety byste na 100 kilometrů potřebovali minimálně jeden den, a ne hodinu. Před něco málo než 100 lety trvala denní pracovní doba 16 hodin, pak 12 hodin, později 10 hodin, a to šest dní v týdnu. Dnes se už v některých státech uvažuje o pouze čtyřech pracovních dnech po sedmi hodinách. Navíc žijeme stále déle. 99 % existence člověka byla průměrná délka jeho života osmnáct let. V roce 1900 muži umírali přirozenou smrtí průměrně ve čtyřiceti šesti letech. Dnes je to o 30 let víc. Nyní máme nejvíce použitelného času v naší historii. Jenže většina lidí ho taky nejvíce tráví buď u televize, nebo „společenskými“ záležitostmi. My dnes žijeme ve skvělé době a máme spoustu času. A naprostá většina lidí si stěžuje, že nemá čas.”
I když je to citát velmi pěkný a optimistický, mnohým to delší den neudělá, a tak musí stejně svůj čas organizovat. Jak jsem již nastínil, používám k tomu aplikaci Things, a to od roku 2011. Abyste pochopili, jak s ní pracovat, měli byste určitě mít v podvědomí něco o metodě GTD, kterou vytvořil americký kouč David Allen. Je to metoda, která zastává stanovisko, že mozek není primárně určen pro zapamatování si spousty úkolů, termínů a závazků. Proto je nutné někam tyto věci odložit, využít takzvané externí úložiště. Nejhorší je, když je člověk pod tlakem a ve stresu, obvykle zapomene úplně na vše.
Tato metoda se skládá z pěti kroků:
- Sesbírej
- Zpracuj
- Zorganizuj
- Zhodnoť
- Udělej
Sesbírat znamená poznačit si úkol, uložit si ho na nějaké místo, třeba do aplikace. To se provádí během celého dne, prostě pořád. Poté, pokud má člověk chvíli čas, například každý večer, provádí krok zpracuj. Projedete si poznámky z celého dne a vykonáte všechny úkoly, které zaberou méně než dvě minuty. Ty ostatní naplánujete na konkrétní datum krokem zorganizuj (v prostředí aplikace rozeberu podrobněji). Zhruba jednou za týden byste měli zhodnotit, jestli děláte svoji práci správně, jestli stále neodkládáte ten samý úkol na jiný den a jestli se zkrátka něčemu nevyhýbáte. Nakonec je tu bod udělej. Je to čas, který věnujete realizaci časově náročnějších úkolů. Sami musíte zhodnotit, kolik máte ještě energie a času pro daný úkol a buď se do něj pustit, nebo si vybrat jiný. Tohle je velmi zjednodušený princip metody GTD, ale pro první kroky s aplikací jistě postačí.
Nyní zpět k samotným Things. Je to aplikace pro Mac, iPhone i iPad, podporuje synchronizaci mezi zařízeními přes vlastní cloud a funguje naprosto bezchybně. Bohužel není úplně levná, dá se ale občas najít ve slevě, případně stáhnout trial verze na vyzkoušení. Já jsem si ji vybral pro její jednoduchost, přehlednost, a protože jsem si zkrátka na ni příjemně zvykl za ty tři roky.
Stáhněte si tedy alespoň trial verzi, abyste si vyzkoušeli, jak na to. Po nainstalování vás uvítá prázdné okno, ne jako to moje zaplněné. Důležitá je položka Inbox. Zde budete dávat všechny úkoly, které během dne pochytíte, je to fáze sesbírat. Na konci dne se zde podíváte a využijete dvouminutového pravidla z poučky zpracuj. Dalším krokem, ještě než ulehnete nebo časně z rána, je zorganizuj. Úkoly, které vyžadují delší čas, přesunete buď do Today, kde jsou úkoly na aktuální den, které musíte splnit, nebo je tažením myši přetáhnete na Schedule. To vám zobrazí kalendář a vy si jen vyberete, na který den si úkol zadáte. Případně jej uložte do truhly Someday nebo zařaďte mezi aktuální větší projekty v Active Projects. Mimochodem nový projekt vytvoříte například přes plus vlevo dole. Položku Someday radím využívat s respektem, primárně by měla sloužit k vytyčení dlouhodobějších snů a cílů, ne jen tak něčeho, co se vám zrovna nechce splnit. Poslední položkou je Next, zde vidíte úkoly, které vás v nejbližší době čekají.
CTRL + MEZERNÍK a ihned píšu zprávu do Inboxu
Tímto jsem vám vysvětlil základní řazení úkolů a význam jednotlivých ikon v aplikaci. Aby toho nebylo málo, každý úkol má ještě detailnější nastavení. Lze mu přidat tagy, které můžete filtrovat, také přidáte delší poznámku a nastavíte upozornění. Všechny splněné úkoly se ukládají do Logbook a smazané najdete v koši (Trash).
Nyní ještě zkontrolujte nastavení. Najdete zde plno rozšířených funkcí aplikace, které využije jak kdo a jak kterou. Důležitý je však Things Cloud, který by měl být zapnutý, pokud chcete synchronizovat poznámky mezi více zařízeními, a to přece chcete, jinak tento systém pozbývá účinnosti. Jakmile jej zapnete, můžete spustit aplikaci pro iPhone, přihlásit se a vše se vám samo sesynchronizuje.
Mobilní aplikace má sice funkce jako její dospělá verze, ale v zásadě ji využívám jen jako Inbox, tj. ukládání úkolů anebo pro plnění úkolů. Mám například vytvořený projekt Nákup a v něm mám uloženy všechny věci, které potřebuji v obchodě nakoupit. Jak postupně přihazuji položky do košíku, odškrtávám si je i v iPhonu, díky tomu na nic nezapomenu.
Abych přidal článku na objektivnosti, zkoušel jsem i Evernote a Clear, bohužel se mi ani jedna z aplikací nelíbila natolik, že bych ji začal stabilně používat. Vlastně používám nyní jenom Things, protože základem je mít vše na jednom místě.
Jak si organizujete čas vy?
pouzivam taky, bohuzel casto mam prave ukol, ktery mi tam vyhniva uz dlouho 🙂
jeste by se mi libilo, kdyby slo nejak jednoduse zadat novy ukol v ipohnu, tj. primo jednim stiskem ikony aby se otevrelo zadavaci okno, mozna to jde, tak kdyztak poradim o radu